Pozyskanie środków może być proste.

Czym pomysł biznesowy jest lepiej zarysowany tym jest ono tym prostsze.

Jeśli wiemy co chcemy robić, na czym chcemy zarabiać, to przygotowanie biznesu powinno być wykonalne.

Nie oznacza to, że musi być banalnie proste. Nie musi i pewnie nie będzie nawet dla kogoś kto robi to „po raz n-ty”. Dlaczego? Bo wymaga postawienia sobie szeregu pytań i znalezienia na nie odpowiedzi.
Pozyskiwanie środków ma tę zaletę, że niezależnie od tego, czy będą to środki zwrotne (pożyczki), bezzwrotne (np. z programów unijnych), czy będzie to kapitał wnoszony przez wspólników, to wymaga ono przedstawienia mniej lub bardziej sformalizowanego biznes planu. Dlaczego uważam, że to dobrze? Bo musimy zmierzyć się z odpowiedzią na pytania, na które odpowiadania unikaliśmy. Dla różnych osób, to mogą być różne kwestie: o prognozy przychodów, o koszty, o koszty dodatkowe, których nie chcemy dostrzegać…

Ja pozyskałam środki na otwarcie działalności gospodarczej z EU, które są obarczone m.in. koniecznością utrzymania działania firmy przez rok, a także zakazem podejmowania pracy. No i z koniecznością wykazania przedmiotu wydatkowania.

Mój wniosek, poza danymi osobowymi, zawierał pytania o:

• przedmiot i rodzaj prowadzonej działalności  – ostatnie pytanie, które bym sobie postawiła, a przecież odpowiedź na nie jest niezbędna do rejestracji działalności. Jeśli chodzi o rodzaj działalności gospodarczej, to stało się szybko jasne, że na początek będę sobie Panem, żeglarzem i okrętem, a więc, że będzie to jednoosobowa działalność gospodarcza. Ale już co będzie działalnością główną, a co pomocniczą nie umiałabym odpowiedzieć. To co faktycznie będzie głównym źródłem moich dochodów, a co tylko dodatkowym, pokaże życie.
  Aby odpowiedzieć na pytanie kilkakrotnie przestudiowałam zawartość PKD. Okazało się, że jestem w stanie wyobrazić sobie zbyt wiele scenariuszy rozwoju firmy. 30 wpisów, które wybrałam musiałam ograniczyć do 10. Jeśli chodzi o samą rejestrację, to nic nie stałoby na przeszkodzie, abym wykazała wszystkie rodzaje działalności pomocniczej. Ograniczenie wynikało z decyzji dysponenta środków. Jeśli takiego ograniczenia nie ma, to lepiej wskazać więcej rodzajów działalności niż mniej. Trzeba tylko zwrócić uwagę tylko na to, czy przypadkiem, któraś z nich nie rodzi konieczności uzyskania zezwoleń, albo nie rodzi wejścia w VAT w momencie jej otwierania;
• forma zabezpieczenia – tu wszystko zależy od tego kogo i w jakiej formie o pomoc możemy, lub nie, poprosić;
• planowany termin rozpoczęcia działalności gospodarczej – nie jest on bez znaczenia, bo otwierając firmę w grudniu wiedziałam, że ewentualne zajęcia grupowe będę mogła zaproponować w połowie lutego, czyli z nadejściem nowego semestru lub nawet roku szkolnego, wtedy bowiem większość ludzi planuje regularne zajęcia dodatkowe; grudzień okazał się także niespecjalnie fortunny ze względu na to, że większość firm ma puste magazyny i nie jest łatwo zdobyć zaopatrzenie;
• adres prowadzonej działalności – czyli coś co może zadecydować o sukcesie lub porażce firmy, o ile nie jest to działalność wirtualna;
• środki trwałe, którymi dysponujemy – pytanie nie od parady, bo być może nakłady, które musimy ponieść będą mniejsze niż nam się wydaje, to samo zresztą dotyczy wcześniejszego pytania – sama wpierw obliczałam ile będzie mnie kosztowało wynajęcie lokalu, a po przemyśleniu stwierdziłam, że kiedy będzie potrzeba mogę pomieszczenia okazjonalnie wynajmować;
• podjęte przedsięwzięcia organizacyjne i inwestycyjne na rzecz planowanej działalności – to pytanie uświadomiło mi jak dużo zdążyłam zrobić, kupić, nauczyć się, bo np. prowadziłam stronę, zwiedzałam, chodziłam na różne kursy, kupowałam (inwestowałam) w różne zabawki, mam lokal, telefon, komputer, drukarkę, literaturę fachową, zbadałam rynek (wiem kto, co i gdzie robi) itd. itp.

Kolejne pytania dotyczyły samej firmy. Na większość z nich odpowiedziałam sobie wcześniej, ale niektóre wymagały ponownego przemyślenia, albo doprecyzowania. Praca jaką musiałam wykonać opisując np. miejsca zaopatrzenia przydała mi się już chwilę po uzyskaniu środków. Nie spodziewałam się bowiem, że tak czasochłonne będzie sprawdzenie u kogo można się zaopatrzyć. Przyznam się też do pierwszego z popełnionych błędów. Uznałam, że  skoro firma prowadzi sklep internetowy i ma wykaz produktów, to że wszystkie będą dostępne, ale… o tym później.

• Charakterystyka planowanej działalności
  • opis produktu/usługi,
  • opis miejsc i źródeł zaopatrzenia – dostawcy
  • opis lokalizacji i korzyści z punktu widzenia rodzaju planowanej działalności
  • opis potencjalnych klientów oraz uzasadnienie popytu w danej grupie
  • planowane działania marketingowe prowadzące do pozyskania klientów
  • perspektywy rozwoju planowanej działalności
• Uzasadnienie wyboru rodzaju działalności gospodarczej
• Kwalifikacje i umiejętności przydatne do prowadzenia własnej firmy
• Posiadane umowy, listy intencyjne o współpracy z dostawcami, odbiorcami, podwykonawcami, zamówienia

Przyznam szczerze, że gdybym miała problemy na odpowiedzi na powyższe pytania, to zastanowiłabym się, czy faktycznie jestem gotowa do otwarcia firmy, czy to dobry krok.

Kolejna grupa pytań dotyczyła finansów:

• Kalkulacja kosztów, związanych z podjęciem działalności gospodarczej oraz źródła ich finansowania – czyli, czy coś chcę i mogę dołożyć do siebie (jeśli wierzę, że się uda, to dlaczego miałabym tego nie robić) oraz ile i na co potrzebuję; to jasna część, a trudnością na pewno jest przycięcie listy życzeń do tego ile druga strona jest skłonna zaoferować i co uzna za stosowne. W tym momencie musiałam dobrze przemyśleć moje potrzeby, bo oczywiście narzędzia, ale czy nie trzeba będzie zakupić także materiałów? A co z reklamą? A jak będę chciała coś sprzedać, to przecież dojdą inne koszty (transport, pakowanie) itp. Co z utrzymaniem i modernizacją strony?
•  Szczegółowa specyfikacja wydatków  – przymiarki na oko się nie sprawdzają, a prawdziwy kosztorys pozwala później na rozliczenie się z zakupów i skraca czas składania zamówień;
• zasadność i niezbędność planowanych zakupów – to pytanie, na które musimy odpowiedzieć także sobie jeśli inwestujemy nasze własne pieniądze;
• forma opodatkowania – istotne, ale tu pomoże księgowa oraz odpowiedzi na wcześniejsze pytania, bo ważne jest jaki rodzaj działalności wybierzemy, czy firma będzie generować wysokie, czy niskie koszty oraz jakich obrotów się spodziewamy; na szczęście w tym przypadku każda rozsądna księgowa nam podpowie co będzie najlepsze, a poza tym możemy dokonywać zmian;
• prognozowane przychody i koszty w rozbiciu na kwartały i na pozycje; może wygląda to strasznie, ale pozwala zmierzyć się z „ukrytymi kosztami” (ubezpieczenie, opakowania, transport, księgowość – złotówka do złotówki i zbiera się konkretna kwota), poza tym możemy policzyć, czy nasz pomysł ma ręce i nogi i czy warto inwestować swój czas.

Za rok o tej porze spróbuję porównać prognozę z faktycznymi przychodami i kosztami. W końcu wybrałam księgę przychodów i rozchodów, więc nie uda mi się o niczym zapomnieć;)